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フォーム>登録通知メール

最終更新日:2021年12月27日

概要

登録通知メールとは、フォームから登録がある度に、登録情報を予め設定してある通知先にメールでお知らせする機能です。

「登録通知メール」機能を活用することで、問合せや資料請求を受け付ける度担当者に問合せ内容を通知することができるため、
一次応答時間や資料発送までの時間を短縮することができます。

なお、通知先の設定は「通知先管理」から行います。

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通知先管理
フォーム

1. 登録通知メール設定

通知先の設定を完了後、通知メールの設定を行います。
「WEB」>「フォーム」をクリックします。

通知メールを設定したいフォーム名をクリックします。

メール設定の「登録通知メール」をクリックします。

登録通知メール設定

通知メール使用「使用する」にチェックをします。
※「使用しない」にチェックが入った状態のまま次の設定を進めることもできます。

宛先設定

「宛先指定」では、固定か振分を選択できます。
詳細は下記「2. 宛先指定(固定、振分)」をご参照ください。

登録通知メールの宛先として指定したいアドレスやグループをプルダウンから選択し、「追加」ボタンをクリックします。
※アドレスやグループの登録は「通知先管理」でできますが、下記画面「メールアドレス / グループの作成・変更はこちら」から遷移できます。
【宛先指定「固定」の場合】

差出人設定

FROMと返信先メールアドレス(Reply-To)を設定します。

 

FROMについて

FROMは、差出人アドレスのことで、標準の送信者アドレス()かDBに設定したメールアドレスフィールドを選択できます。

※標準の送信者アドレス()に指定する場合、返信先メールアドレスを設定してください。

 

上記を標準の送信者アドレス()に設定している場合、実際に受信する登録通知メールの差出人のアドレスが「」となります。
 
※注意点

登録通知メールに返信を行いたい場合、登録通知メールを受信したメーラーの設定によっては

返信する際の返信先アドレスに「FROM」のアドレスが指定される可能性がございます。

FROMのアドレスを標準の送信者アドレス()に設定している場合、

本来想定されていた方向けではなく、「」宛てとなる可能性がございます。

返信時には、宛先のメールアドレスにお間違いがないかを必ずご確認ください。

 

返信先メールアドレス[Reply-to]について

返信先メールアドレス(Reply-to)は「登録通知メールに返信を行う場合」に、どのアドレスに対して返信を行うかを設定する項目です。

 

返信先メールアドレスは、FROMに標準の送信者アドレス()をデフォルトで設定しており、

登録通知メールを受信した際、 標準の送信者ではなく実際の登録者に対して返信したい場合には、

登録者のメールアドレスを格納するフィールドを指定します。また、任意のメールアドレスを設定することもできます。
 

※注意点
(1)
登録通知メールに返信を行いたい場合、登録通知メールを受信したメーラーの設定や仕様によっては

返信先メールアドレスが返信先アドレスに指定されず、FROMアドレスが返信先アドレスに指定される場合もございます。

返信時には、宛先のメールアドレスにお間違いがないかを必ずご確認ください。

(2)

返信先メールアドレス[ Reply-To ]設定について、「任意のメールアドレスを入力する」のメールアドレスを入力した後に、

プルダウンから「メールアドレスフィールド」を選択して「変更」ボタンで保存をすると、正しく設定が保存されない場合がございます。

お手数ですが、返信先メールアドレス[ Reply-To ]設定で「メールアドレスフィールド」を使用される場合は、

「任意のメールアドレスを入力する」の入力欄の内容をクリアしてから「メールアドレスフィールド」を選択し、「変更」ボタンで保存してください。

 

FROMと返信先メールアドレス[Reply-to]の推奨する設定方法

運用の内容によって、FROMと返信先メールアドレス[ Reply-To ]の推奨設定内容は変わります。

下記をご参照の上、運用内容に近いものをご設定ください。

登録通知メール受信時 FROM 返信先メールアドレス[Reply-to] 注意点
通知の受信のみで、登録通知メールへの返信を行わない場合。また、返信先のメールアドレスを取得していない場合 標準の送信者アドレス

任意のメールアドレス
登録通知メールへの返信を行う場合。(メールの差出人は固定したい場合/システムからの通知だとわかりやすくしたい場合) 標準の送信者アドレス

DBに設定したメールアドレスフィールド 登録通知メールへの返信時に宛先メールアドレスが「正しい返信先メールアドレス」になっているか必ずご確認ください。
登録通知メールへの返信を行う場合。(メールの差出人をDBに登録されたアドレスで表示したい場合) DBに設定したメールアドレスフィールド DBに設定したメールアドレスフィールド
S/MIME暗号化をしている場合で登録通知メールに返信を行う場合。(※1 標準の送信者アドレス

任意のメールアドレス 返信先アドレスが標準の送信者アドレス()になる為、必ず変更してください。
S/MIME暗号化をしている場合で登録通知メールに返信を行わない場合。(※1 標準の送信者アドレス

任意のメールアドレス

※1.S/MIME暗号化をしていても、「FROM」や「返信先メールアドレス[Reply-to]」も含まれるヘッダー情報は暗号化されません。

 問い合わせ者のメールアドレスが平文で送信される為、S/MIME暗号化を設定している場合は「FROM」や

 「返信先メールアドレス[Reply-to]」に「DBに設定したメールアドレスフィールド」を設定しないことを推奨いたします。

メール設定

件名を入力し、文面形式を選択します。
文面形式「登録データから選択」を選択した場合、ヘッダ、表示項目、フッタを設定します。

文面形式「自由記述」を選択した場合、文面を編集します。

メール設定には、差し替えキーワードを使用できます。

設定を保存する

設定が完了したら「プレビュー」ボタンをクリックし、実際に受信するメールのイメージを確認します。
登録通知メールの送信を開始したい場合は、通知メール使用「使用する」にチェックを入れ、「変更」ボタンをクリックします。
確認画面が表示されますので、フォーム設定に設定内容を反映する場合は「変更内容をフォームに反映」をクリックし、まだ反映しない場合は「一時保存」をクリックします。

【プレビュー画面例】
※「%val:XXX:XXXXXX%」が実際の登録内容や登録ページ名称等に差し替わります。

2. 宛先指定(固定、振分)

登録フォームからの登録データに応じて通知先を振り分けたい場合は、宛先設定にて「振分(簡易)」もしくは「振分(抽出ルール)」を選択します。

振分(簡易)

フィールドタイプ「セレクト」「マルチセレクト」「マルチセレクト128」のフィールドを使用して通知先を振り分けることができます。
振り分けに使用したいフィールドを選択し、ラベルごとに通知先を選択します。

振分(抽出ルール)

抽出ルールを使用して通知先を振り分けることができます。
例えば、「特定のドメイン and 特定の問合せ種別」の問合せなど、複数の条件を組み合わせて通知先を振り分けることができます。
※抽出ルールの設定方法の詳細はこちらをご参照ください。

抽出ルールを選択の上「追加」ボタンをクリックしてください。

追加した抽出ルールに対して通知先を選択します。

3. 配信ログ

通知メールの配信ログをダウンロードして確認できます。
※配信ログの詳細はこちらをご参照ください。